Тайм-менеджмент по Васе Кислому

 

Эффективное управление временем – это эффективное  управление жизнью

Робин Шарма

В этой статье я расскажу о системе ежедневного ведения дел, которую сам практикую уже год.

Здесь я кратко поведаю о преимуществах этой методики и о возможностях, которые она открывает. Речь пойдет об эффективном управлении своим временем и повседневными задачами.

GTD – Getting Things Done

Сама методика, основана на концепции GTD, разработанной выдающимся экспертом в области тайм-менеджмента Дэвидом Алленом (David Allen).

Идеи этой концепции Аллен выразил в своей книге, которая так и называется «Getting things done» («Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса») .

Однако речь сегодня не о ней самой, а о другой методике, которая является более упрощенным ответвлением, но это упрощение не делает ее менее эффективным инструментом управления делами.

Итак, прошу любить и жаловать – методика Васи Кислого!

Вася Кислый

Кто такой Вася Кислый и чей это псевдоним я понятия не имею… 

Одно я знаю точно – его методика управления делами работает превосходно и при этом довольно проста.

Достаточно набрать «Вася Кислый» в Google, и он сразу выдаст вам в ответ ссылку на описание методики. Описание носит название «Тайм-менеджмент и прочее». Это труд всего листов на 30-40, который однозначно стоит того, чтобы с ним ознакомиться.

Если бы я не познакомился с методом Василия Кислого год назад, наверное, никогда бы не смог наконец-то привести свои дела и мысли в порядок. Система направлена в первую очередь на то, чтобы освободить ваш разум от того, чтобы запоминать сразу много вещей, которые вам нужно сделать. Такая «очистка», открывает путь к более полной творческой реализации и повышению продуктивности. Система позволит вам пошагово планировать свои дела на каждый день без использования бумаги и ручки.

Чтобы начать пользоваться данной системой GTD вам понадобится:

• прочесть полное руководство Васи Кислого «Тайм-менеджмент и прочее»;
• желание разобраться со своими делами;
• карманный ПК (или коммуникатор) с установленной на него программой Outlook;
• самодисциплина;
• быстрота реакции  .

Остановимся на каждом пункте подробней.

Прочесть руководство Васи Кислого «Тайм-менеджмент и прочее»

Нет никакой необходимости расписывать здесь эту систему, т.к. она пошагово расписана в работе «Тайм-менеджмент и прочее». Моя задача только направить вас. Ссылок не даю, Google вам поможет.

Ну ладно, уговорили. Немного расскажу о принципе работы, но чуть позже.

Все же обязательно ознакомьтесь со статьей Васи Кислого. Предупреждаю, его статья довольно провокационная, так что слабонервным лучше не читать

Желание разобраться со своими делами

Наверное, это стоило бы поставить на первое место, однако многие даже не понимают, как нужно действовать, поэтому у них сразу отпадает желание разбираться со всеми завалами идей и целей. Нет вариантов, как это сделать, поэтому нет желания. Отсюда неосмысленность, стихийность в деяниях и задумках, и, как следствие – непродуктивность.

Хотя может быть вы просто ленивы, поэтому не хотите вовсе разбираться со своими задачами. Но тогда, что вы тут вообще делаете? Сходите лучше поваляйтесь на кровати 

Я все-таки надеюсь, что после прочтения этой статьи, у вас такое желание появится (имеется в виду не желание поваляться на кровати, а разобраться, наконец, со своими делами). Ведь она призвана, в первую очередь, внести больше ясности в вашу жизнь.

Поэтому лучше всем сердцем желайте улучшить положение ваших дел и начинайте действовать в этом направлении.

Если у вас есть желание узнать, что же нужно для этого, без следующего пункта вам не обойтись.

КПК (или коммуникатор) с установленной на него программой MS Outlook

Без этого устройства и программы вообще невозможно работать по системе Василия К.

Этими благами научно-технического прогресса вы и будете пользоваться. Времена, когда люди писали только на стенах скал, гробниц и на желтом пергаменте канули в лету.  Слава богам, что это так! Давайте же и мы с вами будем современными.

Я обещал немного рассказать о том, как работает эта система.

Предположим у вас есть дело, которое нужно выполнить в ближайшее время. Я не имею в виду те дела, которые требуют выполнения здесь и сейчас. Я говорю о тех, что могут быть выполнены в течение этого дня или отложены на неопределенный срок.

В любом случае, выполнению дел всегда предшествует мысль или идея что-либо сделать. Вот эту мысль вы и записываете в Outlook.

Например, вам пришла в голову мысль купить книгу по тайм-менеджменту. Это не то, когда вам просто хочется сходить в туалет, т.е. не требует от вас сиюминутного исполнения. Поэтому вы заносите эту мысль в свой Аутлук на КПК, но не абы куда, а в специальную заранее созданную для этого категорию. Эта запись может выглядеть вот так: «Книга тайм-менеджмент».

В вашем КПК будет не одна эта категория, но именно эта первая является приемным отделением для ваших идей, которых за день может накопиться довольно много. В этой категории их лучше выражать в краткой форме, но при этом, чтобы вам самому было понятно о чем идет речь.

В конце текущего дня или в начале следующего, вы должны будете рассортировать эти идеи по другим соответствующим категориям в определенном виде, оставив первую категорию пустой.

Кратко о других основных категориях:

***DAY – дела, которые должны быть выполнены сегодня

***LATER – дела, которые можно отложить на неопределенный, но не долгий срок

**MAYBE – это ваши мечты и проекты, которые могут быть осуществлены в отдаленном будущем, т.е. когда-нибудь потом, но точно неизвестно когда именно.

*CONTROL – задания, делегированные другим лицам.

В какой форме нужно записывать список своих идеи и проектов в данных категориях и зачем нужны эти звездочки (*), читайте подробней в «Тайм-менеджменте и прочем».

Немного о самих КПК и коммуникаторах

Подойдет любой КПК или коммуникатор с операционной системой Windows Mobile. В них обычно Outlook уже установлен, что является огромным плюсом. Не надо искать какие-то специальные программы, скачивать, устанавливать. Программа уже загружена. Остается только начать использовать ваш девайс с умом, а не только для прослушивания музыки и просмотра фильмов.

Если у вас еще нет КПК, то рекомендую подумать о его покупке. Либо можете приобрести коммуникатор. Это гибрид КПК с мобильником. Однако такой гибрид нельзя назвать ни полноценным телефоном, ни КПК, потому что он заметно уступает по техническим характеристикам среднестатистическому КПК. Да и как телефон он работает не идеально. По своему опыту знаю. Если же вы боитесь, что будете часто забывать свой КПК с задачами дома, то коммуникатор для вас будет отличным вариантом. То есть вместо двух девайсов у вас будет один. Вероятность забыть дома девайс меньше, когда он у вас один.

Покупать полноценный КПК или коммуникатор 2в1 – выбирать вам. Тут все зависит от ваших индивидуальных предпочтений.

НО! Ни в коем случае не используйте для этого ноутбук. Он слишком громоздкий, и у вас не будет возможности быстро активировать его, чтобы сделать запись. Зачем нужна быстрота, вы узнаете чуть дальше.

Самодисциплина

Самодисциплина – основа последовательного и успешного ведения дел. Вы должны дисциплинировать себя на выполнение процедур связанных со сбором идей, информации и поэтапным выполнении проектов. Будьте последовательны в ваших действиях. Если у вас завал дел, определите приоритеты для их выполнения. Если вы не знаете, с чего начать, задайтесь вопросом «Какой будет следующий шаг?».

Вам ежедневно нужно будет вести списки ваших дел посредством системы и в рамках ее стандартов.

К примеру, вы записали какое-то дела в приемник ваших идей, назовем ее категорией ***IN и на этом успокоились. Как бы не так!!!

Вечером этого дня или утром следующего у вас должен быть выделено хотя бы 10 минут для ритуала сортировки дел из этой категории в остальные, после чего категория ***IN останется пустой. Причем вы должны будете привести свои записи в соответствующий вид.

Было: «Книга тайм-менеджмент» Стало: «Я//купить книгу Дэвида Аллена»

Так она станет более понятной, и будет перемещена туда, куда надо (в DAY, LATER или MAYBE) .

Быстрота реакции

Выигрывает тот, кто быстр.

Ваш инструмент управления делами должен всегда находиться под рукой, чтобы вы могли быстро записать в него свои идеи. Почему? Да потому что, если вы не сделаете этого сразу, то эта мысль уйдет и может больше никогда к вам не вернуться. А может и вернется, но только через год. Быстрота записи и ношение КПК при себе – дело привычки и навыка.

Почему использование КПК лучше, чем ведение списков дел на бумаге?

Во-первых, вы не портите бумагу, бережете деревья. Оставьте листы бумаги для чего-нибудь более креативного, например, для рисования картин или занятий оригами. 

Во-вторых, КПК гораздо удобней в плане хранения и систематизации информации. Бумажки постоянно теряются, рукописные ежедневники слишком громоздки, и вам не всегда может быть удобно в них писать. Например, если вы едете в транспорте.

В-третьих, у вас есть возможность быстрого переноса данных с карманного компьютера на ваш домашний компьютер, что обеспечивает дополнительную сохранность информации.

В-четвертых, в программе Outlook предусмотрены напоминания. Этим можно выгодно пользоваться, например, когда вам нужно выполнить задачу в определенный день. Вы просто ставите в этой задаче напоминание на нужную вам дату и время, и таким образом, вовремя вспомните об этой задаче.

Ко всему прочему, запись в КПК может происходить быстрее, чем на бумагу. Главное приноровиться ловко орудовать стилусом. Этот навык со временем у вас появится.

БОНУСЫ

Если вы дочитали до этого момента, значит, я не сильно утомил вас своим рассказом.

Здесь я хочу поделиться с вами еще парочкой ценных замечаний по теме продуктивности.

Обязательно необходимо отметить, что в работе Василия Кислого также описывается система ведения дел, связанная с бумажными документами. Она тоже довольно проста и способна еще сильнее повысить вашу продуктивность. С помощью нее вы, наконец, разберете завалы документов на своем столе. Поймите, если у вас будет идиллия на рабочем столе, то и в вашей голове будет порядок.

Скажу еще, что лично я не ограничиваюсь одним только щелканьем стилусом по виртуальной клавиатуре, когда хочу записать задание. Иногда это может быть не очень удобно, особенно когда я куда-то спешу. Вместо того, чтобы тыкать в экран стилусом на ходу, я использую функцию звукозаписи на своем КПК. Я даже специально «повесил» эту функцию на одну из внешних кнопок, чтобы иметь к ней быстрый доступ. Так я голосом записываю ключевое слово или фразу, а уже потом в более спокойной обстановке переношу эту запись в нужную категорию Аутлука.

В завершение статьи хочу сказать, что когда я начал использовать эту систему GTD через КПК, я ощутил невероятный прилив творческой энергии. Мой разум освободился для решения иных более важных задач, вместо того, чтобы запоминать кучу разной информации. До этого я вел ежедневник, записывая задачи в нем ручкой, но это не идет ни в какое сравнение с том уровнем продуктивности, которую я достиг благодаря системе Василия Кислого и своему надежному другу – КПК.

Спасибо тебе, Вася!

PS: Не верьте ни единому слову, не проверив все сами. Возьмите эту систему и испытайте в течении 30 дней. Этого срока будет достаточно, что бы полностью оценить ее и изучить все особенности.

Однако я почему-то уверен, что, попробовав однажды, вы уже не сможете расстаться со своим карманным другом и этой замечательной системой

Желаю успехов! Михаил Шувалов

Похожие статьи:

1. Как заставить себя работать?
2. Брайан Трейси: Разбираем завалы в работе и избавляемся от стресса
3. Как научиться принимать верные решения и не делать поспешных выводов